Lär dig älska osäkerhet

Mats Ragnarsson, seniorkonsult på Wenell Management

Publicerad: 23 september 2014 00:11

Vad är problemet?

Andelen arbete som drivs i projektform har ökat kraftigt under de senaste årtiondena.

Det mesta av utvecklingsarbete och en hel del av förändringsarbete drivs som projekt. Samtidigt har mer detaljerade modeller, processbeskrivningar, strukturer och rutiner för att stödja projektarbete utvecklats. Syftet är förstås att effektivisera projektarbetet och öka kontrollen över hur projekten drivs.

Samtidigt riskerar det leda till oönskade effekter. Utrymmet för kreativitet och initiativkraft kan påverkas och möjligheterna att skräddarsy ett eget bästa sätt att arbeta kan komma i konflikt med regelverket. Tidigare kunde projekten gå runt onödig byråkrati och organisationsnivåer i företaget, det var i mångt och mycket dessa frihetsgrader som gjorde att projektformen fick stora positiva effekter och har blivit så framgångsrik som den är.

Hur kan man göra istället?

Det första är insikten att osäkerhet och komplexitet är en naturlig del av projektarbete som kan utnyttjas om vi vet hur. Modeller och rutiner behöver omprövas så det finns ett stort handlingsutrymme för det enskilda projektet att organisera sig och arbeta.

Liksom en lagidrott där reglerna är desamma men där det finns en stor variation i hur man spelar – olika spelsystem. Hur kul vore det att kolla på fotboll om alla lag spelade likadant och hur utvecklande hade det varit för sporten?

Det som är intressant är att de organisationer som verkligen jobbar med liv och död såsom räddningstjänsten har insett att det inte går att styra verksamheten med detaljerade processer. De har istället tydliga roller och ett mönster för samverkan som appliceras på bästa sätt för varje unik olycka eller brand.

Man behöver också flytta ansvaret för och kontrollen över att jobbet blir bra gjort från ledningen till dem som utför det.

Vad är skillnaden?

Efter att ha intervjuat ledare som återkommande hanterar osäkerhet och komplexitet från vitt skilda branscher (större anläggningsprojekt, räddningstjänsten, läkemedelsutveckling och lagidrott) så är slutsatsen att de liksom andra jobbar med att se till så det finns en gemensam bild över de förutsättningar vi måste förhålla oss till, syfte och mål samt organisering och planering.

Den stora skillnaden är att de lägger ett stort fokus på hur vi samverkar med varandra och vad vi kan förvänta oss av varandra. De jobbar mer med ett spelsystem där projektdeltagarna själva tar ansvar för arbetet och kommunicerar med varandra.

Ledarna är tydliga med feedback men den handlar mer om hur respektive deltagare fyller sin roll än själva arbetsinnehållet. De har efter lång erfarenhet kommit fram till att detta sätt att leda fungerar och är betydligt bättre än alternativen. De vet att möjligheten till framgång till stor del beror på hur väl vi kan tänka och handla tillsammans.

Vad kan man göra själv?

Inspireras av ledare som har en förmåga att jobba i osäkerhet och komplexitet på ett bra sätt. När du får nästa uppgift som projektledare sträva efter att skapa frihetsgrader så du har det handlingsutrymme som behövs. Jobba för att göra projektmedlemmarna ansvariga för sina arbetsuppgifter. Samla ihop gänget när ni behöver tänka tillsammans och stöd samverkan i utförandet.

Lär dig älska osäkerhet och sök arbetssätt som är utformade för utveckling och förnyelse, inte för fabriksprocesser. Inse att det inte finns någon ”best practice” i osäkra, komplexa projekt. Sök vägar framåt som fungerar men var klar på att dessa vägar kommer variera mellan olika situationer och projekt.

Mats Ragnarsson

Om krönikören: Mats Ragnarsson är seniorkonsult på Wenell Management. Han har 25 års erfarenhet av projektledning, varav 11 år som projektledare inom produktutveckling för allt från små till stora komplexa projekt med över 350 personer inblandade. 15 år som konsult vid Wenell Management med uppdrag åt bland annat SKF och AstraZeneca. Han är medlem av Svenska Projektakademien, en akademi som stimulerar forskning och utser årets projektledare. Krönikan är baserad på en ny bok Att leda osäkra och komplexa projekt – Från styrning och kontroll till stöd för självorganisering som Mats skrivit tillsammans med Lars Marmgren.